À titre d’hôte pour la Ligne d’intervention en cas de crise à l’intention des enfants, des jeunes et des familles de l’Est de l’Ontario, le Bureau des services à la jeunesse s’engage à protéger la confidentialité des « renseignements personnels » de ses clients.
Outre les obligations du Bureau qui lui sont imposées par la loi, les questions de confidentialité et de protection des renseignements ont toujours été fondamentales à la prestation de nos services. La loi dominante et les normes de déontologie jouent des rôles déterminants dans nos prises de décisions au sujet des renseignements personnels et privés que le Bureau recueille, utilise et divulgue.
Le Commissaire à la protection de la vie privé du Canada a indiqué que les renseignements personnels comprennent tout renseignement précis ou subjectif, consigné ou non, au sujet d’une personne identifiable. Ces renseignements comprennent la liste ci-dessous, sans s’y limiter :
Ces renseignements peuvent être utilisés dans le but de distinguer ou d’identifier une personne particulière, ou de communiquer avec celle-ci. Ils peuvent également comprendre des renseignements fournis dans un rôle professionnel, de toute forme que ce soit, comme une adresse de courrier électronique personnelle, l’adresse d’un domicile ou un numéro de téléphone. Ils ne comprennent pas les renseignements habituellement trouvés sur les cartes d’affaires.
Le Bureau s’engage à offrir des services de la plus haute qualité à ses clients. Dans le cadre de la prestation de ces services, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour les fins suivantes :
Le directeur des ressources humaines du Bureau des services à la jeunesse est l’agent de protection de la vie privée pour notre organisme. L’agent de protection de la vie privée, ainsi que l’administration et le personnel sont responsables de garantir la conformité aux lois fédérales et provinciales. Tous les employés, étudiants et bénévoles du Bureau sont responsables de s’assurer que les renseignements personnels de nos clients sont protégés.
Votre consentement sera requis afin de permettre au Bureau de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels. Le personnel du Bureau vous expliquera pourquoi nous recueillons les renseignements, afin que vous compreniez comment ils seront utilisés ou divulgués. Le consentement n’est pas requis pour le partage de renseignements entre membres du personnel au sein du Bureau, toutefois, les renseignements personnels sur la santé ne seront partagés que parmi les employés qu’en cas de nécessité absolue.
La forme du consentement variera selon le service. Dans presque toutes les circonstances, nous obtiendrons votre consentement explicite par écrit. Dans certains cas, le consentement peut être verbal. Dans le cas de notre Ligne d’aide téléphonique en cas de crise, votre consentement peut être obtenu verbalement.
Nous n’utiliserons vos renseignements personnels qu’aux fins précises pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si nous obtenons votre consentement pour les utiliser à d’autres fins.
Nous ne divulguerons vos renseignements personnels à une autre personne que si nous obtenons votre consentement par écrit, que si la loi l’exige, ou que dans les situations où il y a un risque d’un préjudice pouvant mettre une vie en danger. Si nous sommes tenus de divulguer vos renseignements personnels, nous vous en informerons, sauf si la loi nous empêche de le faire.
Le Bureau ne recueillera que les renseignements requis afin de pourvoir aux fins qui vous auront été indiquées. Nous ne recueillerons pas de renseignements sans raison valable.
Vos renseignements personnels ne seront retenus qu’aussi longtemps que nécessaire pour accomplir la raison d’être que nous avons cernée pour vous. Le Bureau a des politiques et procédures en place pour s’assurer que nous ne retenons les dossiers qu’aussi longtemps qu’il est requis par la loi. Ces délais varient selon les services que vous recevrez.
Le Bureau déploiera tous les efforts pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis, retenus ou divulgués sont aussi complets et à jour que ce qui est nécessaire pour les fins auxquelles ils auront à être utilisés. Nous n’effectuerons pas des mises à jour régulières des renseignements personnels, sauf si cela est nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Les clients peuvent demander que leurs renseignements personnels soient mis à jour ou corrigés. Nous vous demanderons d’indiquer l’inexactitude et ensuite nous modifierons les renseignements tel que requis. Si nous avons transmis ces renseignements inexacts à un tiers, nous nous assurerons que cette correction ou cet amendement sera fourni à ce tiers.
Le Bureau s’engage à protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation accidentelle ou le vol, quel qu’en soit le format dans lequel ils sont gardés. Nos systèmes informatisés sont munis de murs pare-feu et l’accès aux bases de données des clients est entièrement protégé par mot de passe.
Nous gardons vos renseignements personnels dans des classeurs fermés à clé, et l’accès à ces endroits est limité. Nous avons de nombreuses politiques qui reflètent ces mesures de protection.
Nous avons des ententes de service avec d’autres organismes qui gardent/détruisent des renseignements provenant du Bureau, afin de nous assurer que des mesures de protection sont en place et maintenues afin d’empêcher les parties non autorisées à gagner accès aux renseignements.
Nous vous expliquerons les politiques de protection de la vie privée et de la confidentialité, les limites et l’usage des renseignements personnels dès votre premier contact avec le Bureau. Cela peut être lors de la première réunion, de la première entrevue ou du premier contact par téléphone, dans le cas des Services intégrés d’intervention en cas de crise.
Nous déploierons tous les efforts afin de présenter ces renseignements d’une façon compréhensible. Nous vous fournirons les coordonnées de la personne responsable des politiques et procédures du Bureau, les processus pour déposer une plainte, les types de renseignements personnels gardés par le Bureau, la façon à laquelle ils sont utilisés, comment y accéder, et comment corriger les renseignements.
Vous pouvez obtenir une copie imprimée de la Politique du Bureau sur la protection de la vie privée en faisant parvenir votre demande à l’adresse ci-dessous.
Agent de protection de la vie privée du Bureau des services à la jeunesseTéléphone 613 729-1000
Courriel : ysbprivacy@ysb.on.ca
Nous vous indiquerons si oui ou non nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, et nous vous permettrons d’accéder à vos propres renseignements personnels. Si le dossier contient des renseignements au sujet d’un tiers, vous n’aurez accès à cette partie que si nous recevons le consentement de l’autre personne. Si vous êtes âgé de plus de 12 ans, votre consentement sera requis avant que d’autres puissent accéder à vos renseignements.
Il peut y avoir des exceptions légales à la permission du Bureau d’accéder à vos renseignements personnels. Ces exceptions sont indiquées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur les Services à l’enfance et à la famille. En vertu de ces lois, nous pouvons vous refuser l’accès à vos renseignements personnels si l’accès peut causer un préjudice grave à d’autres, si nous étions tenus de divulguer des renseignements pour des fins de sécurité nationale ou de maintien de l’ordre, ou si la divulgation pouvait causer un préjudice physique ou émotionnel à un enfant.
Les demandes d’accès doivent être effectuées par écrit et adressées à l’agent de la protection de la vie privée du BSJ. Celui-ci répondra à votre demande dans les 30 jours, à peu de frais ou gratuitement. En général, vous accéderez à vos renseignements en présence d’un employé du Bureau. Cela vous permettra d’obtenir toute interprétation ou explication relativement aux renseignements.
Si vous avez une plainte au sujet de notre politique, vous pouvez nous faire part de vos préoccupations par écrit à l’adresse :
Agent de protection de la vie privée du Bureau des services à la jeunesseTéléphone 613 729-1000
Courriel : ysbprivacy@ysb.on.ca
Nous enquêterons sur toute plainte ou demande pour tenter de trouver une solution. Si la plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour corriger les erreurs.
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à votre plainte, vous pouvez communiquer avec soit le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario pour les présumés cas d’infraction à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, ou le Commissaire à la protection de la vie privé du Canada pour les présumés cas d’infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Vous pouvez communiquer avec ces organismes à leur adresse respective ci-dessous :
Bureau du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario
